Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable y encargado

FidelyStamp actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos personales que recolecta directamente a través de sus canales públicos, formularios, procesos de administración, soporte, ventas, seguridad y operación de la plataforma.

En ciertos casos FidelyStamp puede actuar como encargado del tratamiento por cuenta de negocios que usan la plataforma para operar programas de fidelización, promociones, campañas, redenciones y relacionamiento con sus clientes. En esos casos, el negocio conserva la responsabilidad de definir finalidades autorizadas, informar a los titulares y conservar prueba de las autorizaciones que correspondan.

2. Alcance de la política

Esta Política aplica a participantes, clientes finales, visitantes, usuarios registrados, negocios, administradores, colaboradores de negocios, prospectos, proveedores, contratistas, aliados y terceros que suministren datos personales a FidelyStamp o cuyos datos sean tratados mediante la plataforma.

También aplica a los datos registrados en bases de datos administradas por FidelyStamp o por terceros que traten información por cuenta de FidelyStamp, siempre dentro de las finalidades informadas y autorizadas o permitidas por la ley.

3. Definiciones principales

Para esta Política, autorización significa el consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar datos personales. Dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable. Base de datos es el conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Responsable es quien decide sobre la base de datos o el tratamiento. Encargado es quien trata datos personales por cuenta del responsable. Tratamiento es cualquier operación sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión, actualización o supresión.

Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Los datos públicos, privados y semiprivados se tratarán según su naturaleza y los límites previstos por la ley.

4. Principios rectores

FidelyStamp tratará los datos personales conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

La información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. El tratamiento se limitará a finalidades legítimas, informadas y autorizadas o permitidas por la ley, y se aplicarán medidas razonables para evitar pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Datos personales tratados

FidelyStamp puede tratar datos de identificación y contacto, datos de cuenta, credenciales, rol o permisos, información de negocios, sedes, colaboradores, preferencias de idioma, comunicaciones, solicitudes de demo, soporte, formularios y mensajes intercambiados con nuestro equipo.

También puede tratar datos de fidelización y actividad comercial como inscripciones a tiendas, puntos, sellos, redenciones, beneficios, cupones, promociones, campañas, transacciones de referencia, feedback, encuestas, historial de interacción y datos derivados de integraciones con sistemas de punto de venta u otros proveedores autorizados.

Podemos tratar datos técnicos y de uso como dirección IP, identificadores de dispositivo, datos del navegador, logs, eventos de uso, cookies, metadatos de sesión, diagnósticos, medidas de seguridad y señales necesarias para prevenir fraude o abuso.

6. Formas de recolección

Los datos pueden recolectarse mediante formularios web, aplicaciones, registros de cuenta, códigos QR, enlaces de acceso, comunicaciones por correo, soporte, canales comerciales, contratos, integraciones, cargas realizadas por negocios, cookies, tecnologías similares y eventos generados durante el uso de la plataforma.

7. Finalidades generales

FidelyStamp puede tratar datos personales para prestar y administrar la plataforma, autenticar usuarios, crear y mantener cuentas, operar servicios de fidelización, gestionar soporte, responder solicitudes, ejecutar relaciones contractuales, facturar, administrar pagos, cumplir obligaciones legales, atender autoridades y conservar registros internos.

También puede tratar datos para mejorar el servicio, auditar procesos, medir desempeño, analizar uso, prevenir fraude, proteger la seguridad, gestionar incidentes, desarrollar funcionalidades, enviar comunicaciones transaccionales y mantener información actualizada, comprobable y segura.

8. Finalidades para participantes y clientes finales

Los datos de participantes pueden tratarse para registrar cuentas, asociar tarjetas de fidelización, acumular puntos o sellos, redimir recompensas, validar identidad, confirmar actividad, enviar comunicaciones relacionadas con el servicio y permitir la participación en promociones, campañas, beneficios y programas de lealtad.

Con la autorización aplicable, FidelyStamp y los negocios que usan la plataforma podrán tratar datos para publicidad, campañas comerciales, estudios de mercado, encuestas, segmentación, personalización, análisis de hábitos de consumo, medición de satisfacción, mejora de experiencia, recomendaciones y comunicaciones por medios electrónicos o telefónicos.

9. Finalidades para negocios, proveedores y aliados

Los datos de negocios, administradores, colaboradores, proveedores, contratistas y aliados pueden tratarse para evaluar, crear y administrar relaciones comerciales o contractuales, configurar cuentas, operar sedes, gestionar facturación, soporte, pagos, cumplimiento, auditorías, seguridad, comunicaciones, integraciones y procesos administrativos.

Los negocios que usan FidelyStamp son responsables de que las campañas, bases de datos, beneficios, integraciones y comunicaciones que configuren cumplan la normativa aplicable y cuenten con las autorizaciones necesarias de sus clientes.

10. Finalidades para tiendas y sedes

Los datos de tiendas, sedes, administradores, cajeros y demás usuarios operativos pueden tratarse para crear y administrar perfiles de tienda, configurar horarios, ubicaciones, categorías, catálogos, menús, recompensas, promociones, cupones, campañas, formularios de feedback, reglas de acumulación y redención, roles, permisos y sesiones de acceso.

FidelyStamp puede tratar datos asociados a escaneos de códigos QR, transacciones de referencia, puntos, sellos, redenciones, clientes inscritos, facturas, productos comprados, integraciones con sistemas POS, importaciones de contactos, reportes, exportaciones, auditorías, métricas de uso, límites de plan, add-ons, facturación, soporte y trazabilidad de acciones realizadas por el equipo de la tienda.

Estos datos se usan para operar el programa de fidelización de cada tienda, validar beneficios, prevenir fraude, resolver disputas, sincronizar información con integraciones autorizadas, mejorar la experiencia de clientes y negocios, generar analítica operativa, cumplir obligaciones contractuales o legales y mantener la seguridad de la plataforma.

11. Autorización y consentimiento

Cuando sea requerido, FidelyStamp solicitará autorización previa, expresa e informada antes o al momento de recolectar los datos personales. La autorización podrá otorgarse por medios escritos, electrónicos, verbales o mediante conductas inequívocas que permitan concluir que el titular aceptó el tratamiento.

Al solicitar autorización, se informarán las finalidades del tratamiento, los datos que se recolectan, la identidad o canal de contacto del responsable o encargado, los derechos del titular y el carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes. El silencio no se entenderá como autorización.

12. Casos en los que no se requiere autorización

La autorización no será necesaria en los casos permitidos por la ley, incluyendo información requerida por autoridad pública o judicial, datos de naturaleza pública, urgencias médicas o sanitarias, tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y datos relacionados con el registro civil de las personas.

En eventos de reorganización, fusión, venta, transferencia de activos, cambio de control o procesos corporativos similares, los datos podrán ser transferidos en la medida permitida por la ley y bajo medidas razonables de protección.

13. Derechos de los titulares

Los titulares pueden conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos personales; solicitar prueba de la autorización; ser informados sobre el uso dado a sus datos; presentar consultas y reclamos; revocar la autorización; solicitar supresión cuando proceda; y acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite interno cuando corresponda.

También pueden solicitar que FidelyStamp o el negocio aplicable suspendan el uso de sus datos para publicidad, prospección comercial, comunicaciones promocionales o entrenamiento de modelos de inteligencia artificial cuando dicha restricción sea legalmente procedente.

14. Procedimiento de consultas y reclamos

Las consultas para conocer los datos personales tratados por FidelyStamp serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Si no es posible responder dentro de ese término, se informará al titular y se podrá extender la respuesta hasta por cinco (5) días hábiles adicionales.

Los reclamos sobre corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento deberán incluir identificación del titular, datos de contacto, descripción de los hechos, derecho que desea ejercer y documentos de soporte cuando aplique. Si el reclamo está incompleto, FidelyStamp podrá requerir información adicional dentro de los cinco (5) días siguientes.

Una vez recibido un reclamo completo, se tramitará dentro de los plazos legales aplicables. Cuando corresponda, se registrará la leyenda de reclamo en trámite mientras se resuelve la solicitud. Las respuestas podrán enviarse por medios físicos o electrónicos.

15. Deberes de FidelyStamp y de los encargados

FidelyStamp procurará conservar prueba de las autorizaciones cuando corresponda, informar finalidades y derechos, atender consultas y reclamos, actualizar y rectificar información, aplicar medidas de seguridad, permitir acceso solo a personas autorizadas y cumplir las instrucciones o requerimientos de autoridades competentes.

Los encargados del tratamiento deberán tratar la información únicamente conforme a las instrucciones recibidas, mantener confidencialidad, garantizar el ejercicio de derechos de habeas data, actualizar o suprimir información cuando corresponda y abstenerse de circular datos controvertidos o bloqueados por autoridad competente.

16. Datos sensibles

FidelyStamp no solicitará datos sensibles salvo que sean necesarios para una finalidad legítima y se cuente con autorización expresa, previa e informada o con una excepción legal. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, y ninguna actividad estará condicionada a suministrarlos salvo cuando sean indispensables por mandato legal o por la naturaleza del servicio solicitado.

17. Datos de niños, niñas y adolescentes

FidelyStamp no está diseñado para recolectar intencionalmente datos de niños, niñas o adolescentes en contravía de la ley. Cuando pueda existir tratamiento de datos de menores, se respetará su interés superior, sus derechos fundamentales y la autorización de su representante legal cuando sea requerida.

18. Transferencias y transmisiones nacionales e internacionales

FidelyStamp puede transmitir o transferir datos personales a proveedores, aliados, integraciones, servicios de infraestructura, comunicaciones, analítica, autenticación, soporte, seguridad, medios de pago, almacenamiento y otros terceros que resulten necesarios para prestar la plataforma o cumplir obligaciones legales y contractuales.

Algunos proveedores pueden estar ubicados fuera de Colombia. En esos casos, FidelyStamp adoptará medidas contractuales, técnicas y organizacionales razonables para proteger la información y alinear el tratamiento con la normativa colombiana aplicable.

19. Confidencialidad y seguridad

FidelyStamp usará los datos personales únicamente para las finalidades informadas, autorizadas o permitidas por la ley. Las personas que intervengan en el tratamiento deberán mantener reserva sobre la información, incluso después de terminada su relación con FidelyStamp o con la actividad de tratamiento.

FidelyStamp aplica medidas administrativas, contractuales, organizacionales y técnicas razonables para proteger los datos contra pérdida, adulteración, acceso no autorizado, consulta indebida, uso fraudulento o divulgación no autorizada. Ningún sistema ofrece seguridad absoluta, pero se procuran controles proporcionales al riesgo y a la naturaleza de los datos.

20. Cookies y herramientas tecnológicas

FidelyStamp puede usar cookies, identificadores, analítica y tecnologías similares para operar la plataforma, recordar preferencias, mejorar la experiencia, medir uso, proteger la seguridad, prevenir fraude y, cuando exista autorización aplicable, personalizar contenidos o comunicaciones.

21. Conservación y vigencia

Las bases de datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas, ejecutar relaciones contractuales, cumplir obligaciones legales, atender reclamaciones, resolver disputas, mantener seguridad o ejercer derechos. Una vez cumplidas las finalidades y siempre que no exista deber legal o contractual de conservación, los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados según corresponda.

22. Modificaciones de la política

FidelyStamp podrá actualizar esta Política periódicamente. Los cambios sustanciales se comunicarán mediante el sitio web, aplicaciones, correo electrónico registrado u otros canales razonables, según la naturaleza del cambio y la información disponible.

23. Canal de contacto

Las consultas, peticiones, quejas o reclamos relacionados con datos personales pueden presentarse a través de la pagina de contacto de FidelyStamp. FidelyStamp podrá actualizar sus canales de atención a través de sus sitios web o aplicaciones.